Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації icon

Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації




Скачати 197.43 Kb.
НазваНаказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації
Дата конвертації16.02.2013
Розмір197.43 Kb.
ТипНаказ


ВІДДІЛ ОСВІТИ
ВАЛКІВСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ


Н А К А З


25.07.2011 р. № 258-к


Про затвердження інструкції

з діловодства за зверненнями

громадян в відділі освіти

Валківської районної

державної адміністрації


Відповідно до статті 13 Закону України "Про звернення громадян" та Постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації»

НАКАЗУЮ:


  1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації (додається).

  2. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.



Начальник

відділу освіти Р.Д.Алієва

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом відділу освіти

Валківської райдержадміністрації

від 25.07.2011 року № 258-к

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації

1.Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації ( далі – відділ) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе начальник відділу.

2.Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами (додаток № 1), або в журналах (додаток № 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Облік особистого прийому громадян ведеться у журналах (додаток № 3)

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах (додатки № 1 і 2).

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, журнал обліку особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток № 4).

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі (додаток № 5). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, В-147. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

3.У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, В- 147/1, В- 147/2, В- 147/3.

4.У разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв і скарг кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що ведуться

У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.

5.У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

6.У разі коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

7.Методисти, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

8.Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим особам, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку (додаток № 5). У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток № 6).

9.Організації зберігають пропозиції, заяви і скарги для надання довідок і використання їх в інших цілях.

Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на начальника відділу, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими начальником номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

10.Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу відділу через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням начальника відділу.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.


Додаток №1

Реєстраційно-контрольна картка (Лицьовий бік)



0203005

Реєстраційно-контрольна картка

Відмітка про контроль







Адреса



















Кореспондент




Пропозиція, заява. скарга




Колективна

Дата надходження кореспонденції

Реєстраційний індекс

Звідки одержано

Дата надіслання

Індекс документа

Одержано поштою, на особистому прийомі, через уповноважену особу

Попередні звернення від _______ № ________,

від __________ № ____ ___ .

Індекси




Питання

1

Питання

Підпитання

2

3

Резолюція

Категорія (соціальний стан) заявника

Автор резолюції







Термін виконання

Виконано за ______ днів



(Зворотний бік)

Хід виконання



Дата передачі на виконання

Виконавець

Записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові питання

Контрольні відмітки


























Перевірено на місці «____» ________________ 20_ р. працівником відділу освіти _______________________


Дата, індекс, виконання _____________________ Адресат ____________________________


Вирішено _____________________________________________________________________


Результати розгляду питань

1.


2.


3.



З контролю зняв ______________________________________________________________


Справа ________________


Том ___________________


Аркушів _______________


Фонд __________________


Опис __________________


Справа ________________


Додаток №2


^ ЖУРНАЛ

реєстрації звернень громадян





з/п



Дата надходь-ження та реєстрацій-ний індекс



Прізвище, ім’я, по батькові, адреса чи місце роботи, категорія, соціальний стан



Звідки одержано, індекс, взяття на контроль



Порушені питання

Зміст резолюції, її дата автор, виконавець, термін виконання



Дата, індекс, зміст документа та прийняті рішення, виконавець, зняття з контролю



Номер справи за номенклатурою



короткий

зміст

індекси

1

2

3

4

5

6

7

8

9

























































Додаток №3

^ ЖУРНАЛ

обліку особистого прийому громадян





з/п

Дата прийому

Хто приймає

Прізвище, ім'я, по батькові, адреса чи місце роботи, категорія (соціальний стан)заявника

Порушені питання

Кому доручено розгляд, зміст доручення. термін виконання

Наслідки розгляду, індекс, дата одержання відповіді від виконавця

Корот кий зміст

Індек си

1

2

3

4

5



6

7



























Додаток №4

ВКАЗІВКИ

щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому

громадян

Реєстраційно-контрольна картка (Лицьовий бік)



Елементи

Пояснення до заповнення

Кореспондент

Прізвище, ім'я по батькові автора, для колективних листів -запис "колективний" і зазначається прізвище одного з авторів

Адреса

Місце проживання або роботи, телефон заявника

Дата надходження кореспонденції

Число, місяць, рік одержання

Реєстраційний індекс

Початкова літера прізвища автора (для колективних листів, листів без підпису - відповідно "КО", "БП") та порядковий номер кореспонденції

Звідки одержано

Назва організації, що надіслала кореспонденцію

Дата надіслання

Число, місяць, рік надіслання листа кореспонденту

Індекс документа

Індекс супровідного листа організації, що переслала пропозицію, заяву, скаргу

Попередні звернення

Дати і реєстраційні індекси попередніх звернень

Короткий зміст

Стислий виклад пропозиції, заяви, скарги

Резолюція

Переноситься з документа або картки (журналу) обліку особистого прийому громадян

Автор резолюції

Посада, прізвище та ініціали

Термін виконання

Зазначається відповідно до резолюції або термінів виконання, встановлених законодавством

Відмітки:

Робляться у правій частині лицьового боку РКК

"Контроль" або "К"

відмітка про контроль - у лівій частині графи - про контроль організації, що переслала і контролює виконання, у правій - про власний контроль

вид документа

пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга; колективна, без підпису; одержано поштою, на особистому прийомі, передано через уповноважену особу

індекси основних і додаткових питань

заповнюються за основними питаннями, що порушуються у зверненнях громадян і визначені у Класифікаторі звернень громадян, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. N 858 ( 858-2008-п ), та додатковими питаннями, визначеними відповідними організаціями

категорія(соціальний

стан)заявника

дані про заявника (інвалід, ветеран війни. ветеран праці, багатодітна сім'я; робітник, службовець. підприємець, пенсіонер тощо)

виконано за

зазначається фактичний строк виконання днів

Код РКК (0203005)

Зазначається у лівому верхньому куті лицьового боку картки за Українським класифікатором управлінської документації

Штамп "ПОВТОРНО"

Ставиться у прямокутнику ліворуч від відмітки про контроль під час реєстрації повторних звернень

(Зворотний бік)

Хід виконання



Елементи

^ Пояснення до заповнення

Дата передачі на виконання

Зазначається дата вручення документа безпосередньо виконавцю

Виконавець

Прізвище, ініціали та телефон безпосереднього виконавця (графи заповнюються після кожного переміщення документа)

Записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові питання

Новий термін, посада і прізвище керівника, який прийняв рішення про його зміну; адресат, дата, індекс, короткий зміст попередньої відповіді або питання

Контрольні відмітки

Відмітки про нагадування, стан виконання тощо

Перевірено на місці

Дата перевірки, прізвище та ініціали особи, що здійснювала перевірку, наслідки перевірки

Дата. індекс, виконання

Дата та реєстраційний індекс документа. в якому міститься остаточне рішення

Адресат

Зазначаються всі адресати, яким надіслано документ з остаточним рішенням

Результати розгляду питань

Короткий виклад прийнятих рішень з усіх порушених питань

Вирішено

Зазначається характер відповіді на пропозицію, заяву, скаргу -позитивна або негативна

3 контролю зняв

Посада, прізвище та ініціали керівника або іншої посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю пропозиції, заяви, скарги, та підпис відповідального за контроль

Справа ....
том аркушів

Індекс справи за номенклатурою, номер тому та аркушів (проставляються після прийняття рішення)

Фонд ..... опис ..... справа ...

Проставляються після передачі справи до архіву



^ ЖУРНАЛ

реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян



Елементи

^ Пояснення до заповнення

Графа 1

Порядковий номер надається в порядку надходження

Графа 2

Число, місяць, рік надходження, початкова літера прізвища автора (для колективних листів, листів без підпису - відповідно "КО","БП")

Графа 3

Прізвище, ім'я, по батькові, адреса проживання чи місця роботи та дані про автора(інвалід, ветеран війни, ветеран праці, багатодітна сім'я; робітник, службовець, підприємець, пенсіонер тощо)

Графа 4

Найменування організації, що надіслала пропозицію, заяву, скаргу, дата та індекс супровідного листа, відмітка про контроль

Графа 5, 5а

Стислий виклад порушених питань (підпитань) та їх індекси, що проставляються у такому ж порядку, як і при заповненні реєстраційно-контрольної картки

Графа 6

Основний зміст та дата резолюції; посада, прізвище та ініціали керівника -автора резолюції, прізвище виконавця, термін виконання (вказується відповідно до резолюції або термінів, встановлених законодавством)

Графа 7

Дата, реєстраційний індекс і зміст документа, в якому міститься остаточне рішення, та прийняті рішення з усіх порушених питань; виконавець, посада, прізвище керівника або посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю

Графа 8

Заповнюється після прийняття рішення "До справи"



^ ЖУРНАЛ

обліку особистого прийому громадян



Елементи

^ Пояснення до заповнення

Графа 1

Заповнюється у картці при повторному зверненні громадян на особистий прийом. у журналі - в порядку запису громадян на особистий прийом

Графа 2

Число, місяць, рік прийому

Графа 3

Прізвище, ініціали та посада керівника або іншої посадової особи, що веде прийом

Графа 4

Заповнюється аналогічно графі 3 журналу реєстрації пропозицій. заяв і скарг громадян

Графа 5, 5а

Аналогічно відповідним графам журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

Графа 6

Прізвище та посада виконавця, зміст доручення, термін виконання; якщо заявнику дано роз'яснення на особистому прийомі, робиться запис "Роз'яснено", а при поданні громадянином письмової пропозиції, заяви, скарги - запис "Лист"

Графа 7

Прийняті рішення з порушених в усному зверненні питань; реєстраційний індекс документа, дата одержання відповіді від виконавця, в якій міститься остаточне рішення



Додаток №5


ФОРМА

^ РЕЄСТРАЦІЙНОГО ШТАМПА

Найменування організації

дата

Індекс

Розмір 41,6 х 16 мм


Додаток №6


Форма обкладинки для пропозиції, заяви та скарги


ВАЛКІВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВІДДІЛ ОСВІТИ



Пропозиція, заява, скарга

(необхідне підкреслити)


ВХІДНИЙ НОМЕР___________________ ДАТА_________________________________


(прізвище заявника)


(ім’я та по батькові)


ДОМАШНЯ АДРЕСА:


Індекс:______________________________________________________________


Район: ______________________________________________________________


Місто: ______________________________________________________________


Вулиця: ____________________________________________________________



Схожі:

Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconНаказ №257-к Про затвердження Порядку роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, організації та проведення особистого прийому громадян у відділі освіти Валківської районної державної адміністрації
Указу Президента України від 7 лютого 2008 року №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного...
Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconІнструкція з діловодства у відділі освіти Кобеляцької районної державної адміністрації
Відділ освіти організовує діловодство на підставі власної інструкції з діловодства (далі – інструкції)
Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconПро затвердження Інструкції з діловодства
Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування
Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconНаказ №191 Про затвердження інструкції з діло- водства в відділі освіти Кобеляцької райдержадміністрації
Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,...
Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconПоложення про відділ діловодства та роботи із зверненнями громадян апарату районної державної адміністрації
...
Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconНаказ №05 Про затвердження графіків прийому громадян у відділі освіти Вовчанської районної державної адміністрації на 2013 рік
«Про звернення громадян», Указу Президента України від 07. 02. 2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації...
Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови Валківської районної державної адміністрації 21 травня 2012 №345 порядок проведення особистого прийому громадян посадовими особами Валківської районної державної адміністрації І
Валківської районної державної адміністрації, керівниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Валківської районної...
Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови районної державної адміністрації 23. 04. 2012 №300 інструкція з діловодства в Валківській районній державній адміністрації I
Здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян,...
Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconНаказ №107 Про роботу зі зверненнями громадян та затвердження графіка прийому громадян
Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. №348 (далі — Інструкція №348), з метою забезпечення належного ведення діловодства...
Наказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації iconЗатверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації
Харківської районної державної адміністрації (далі – відділ освіти або установа) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації,...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©te.zavantag.com 2000-2017
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи