Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації icon

Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації




НазваЗатверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації
Сторінка1/6
Дата конвертації30.04.2013
Розмір1.06 Mb.
ТипДокументи
  1   2   3   4   5   6







ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації


від 22.11.2012 № 460


І Н С Т Р У К Ц І Я


з діловодства у відділі освіти Харківської

районної державної адміністрації


I. Загальні положення


1. Ця Інструкція встановлює загальні положення щодо здійснення діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації (далі – відділ освіти або установа) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві відділу освіти, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3. Відділ освіти організовує діловодство на підставі цієї Інструкції з діловодства (далі – Інструкція), що розроблена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, а також Інструкції з діловодства у Харківській районній державній адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Харківської районної державної адміністрації від 29.02.2012 №444.

4. Відповідальність за організацію діловодства у відділі освіти у відповідності до вимог Інструкції здійснює начальник відділу освіти.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступник начальника відділу освіти, згідно з розподілом обов’язків між начальником та заступником начальника відділу освіти (далі – Розподіл обов’язків).

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відділу освіти відповідають їх керівники.

5. Організація діловодства у відділі освіти покладається на секретаря-референта інформаційно-методичного центру відділу освіти (далі – секретаря).

5.1. У разі відпустки, відрядження, тривалої відсутності з інших причин, переміщення за посадою або звільнення працівника - всі документи і справи, які він веде, передаються за вказівкою начальника відділу освіти іншому працівнику (за актом або під розписку).

6. Основним завданням секретаря є встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у відділі освіти:

6.1. Секретар у відділі освіти відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє Інструкцію з діловодства у відділі освіти, готує проекти наказів начальника відділу освіти про затвердження та внесення змін до неї;

розробляє номенклатуру справ відділу освіти;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг;

забезпечує впровадження та контролює дотримання у структурних підрозділах вимог Інструкції відділу освіти та національних стандартів;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства у відділі освіти;

здійснює контроль за своєчасним проходженням документів у відділі освіти;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду відділу та користування ним;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані начальником відділу освіти, заступником начальника відділу освіти.


^ II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів


7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

8. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Розподілом обов’язків, положеннями про відповідні структурні підрозділи відділу освіти, посадовими інструкціями.

9. В структурних підрозділах відділу освіти визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про діяльність відділу освіти.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних підрозділів, можуть утворюватися спільні документи.

10. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом відповідного структурного підрозділу, консультативного, дорадчого або іншого допоміжного органу відділу освіти, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

11. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання завдань і функцій, покладених на відділ освіти.

12. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі – ДСТУ 4163-2003).

13. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

14. Діловодство у відділі освіти здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

15. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

^ Бланки документів


16. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

17. У відділі освіти використовуються такі бланки документів:

загальний бланк (без зазначення у бланку назви виду документа) для створення різних видів документів (рішення, протоколи тощо) (додаток 2);

бланк для листів (додаток 3);

бланк конкретного виду документа - наказ (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 4);

18. Бланки документів, визначених у пункті 17, виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки або друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

19. Види бланків, що використовуються у відділі освіти, та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.

20. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні, пояснювальні, службові записки тощо), оформлюються не на бланках відділу освіти.


Оформлення реквізитів документів


21. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники структурних підрозділів відділу освіти оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.


Зображення Державного Герба України


22. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-ХII «Про Державний герб України».

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.

Коди


23. Код відділу освіти проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про відділ освіти».

24. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає начальник відділу освіти окремо щодо кожного виду документа.


^ Найменування установи


25. Найменування установи (відділ освіти) – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ, положенні про відділ освіти. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в ЄДРПОУ та/або положенні про відділ освіти. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа. Скорочене найменування відділу освіти на бланках документів не використовується.

26. Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.


^ Довідкові дані про установу


27. Довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.


^ Назва виду документа


28. Назва виду документа (наказ, протокол, рішення, акт тощо) зазначається на загальному бланку друкованим способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.


^ Дата документа


29. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».

Наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.


^ Реєстраційний індекс документів


30. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовується у відділі освіти, зокрема індексами за номенклатурою справ відділу освіти (наприклад, індекс за номенклатурою справ: 01-33 – Харківська районна державна адміністрація, 01-03 – Головне управління освіти і науки і таке інше).

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений у відділі освіти.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за кореспондентом, що застосовується у відділі освіти (наприклад: 845/01-26, де 845 – порядковий номер, 01-26 – індекс за кореспондентом).

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у такій послідовності – індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в структурному підрозділі) та порядковий номер (наприклад: 01-28/258, де 01-28 – індекс справи за номенклатурою, 258 – порядковий номер документа).

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних наказів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.


^ Посилання на реєстраційний індекс і дату


31. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.


^ Місце складення або видання


32. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.


Адресат


33. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Департамент науки і освіти

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Державна архівна служба України

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби

прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,

м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.


^ Гриф затвердження документа


34. Документ затверджується начальником або заступником начальника відділу освіти, до повноважень яких належить вирішення питань, наведених у такому документі або наказі начальника відділу освіти. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом начальника відділу освіти.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 5).


Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ


Начальник відділу освіти Харківської районної державної

адміністрації


підпис, ініціали, прізвище


Дата

У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:


ЗАТВЕРДЖЕНО


Наказ відділу освіти

Харківської районної державної адміністрації

07 березня 2011 року № 333

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.


Резолюція


35. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Наприклад:

Іванову І.І.

До виконання до 25.01.2012

підпис

12.01.2012


Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання, або на спеціальних бланках-дорученнях (фішках) прикріплених у лівій верхній частині аркушу документу з лицьового боку.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

  1   2   3   4   5   6



Схожі:

Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconНаказ №140 Про підсумки атестації педагогічних працівників
Харківської обласної державної адміністрації від 19. 09. 11 р. №474 та відповідного наказу відділу освіти від 15. 09. 2011 р. №296,...
Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconНаказ №131 Про підсумки атестації педагогічних працівників
Харківської обласної державної адміністрації від 19. 09. 11 р. №474 та відповідного наказу відділу освіти від 15. 09. 2011 р. №296,...
Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconХарківська районна державна адміністрація відділ освіти наказ
Головним управлінням освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації стану роботи відділу освіти Харківської районної...
Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconРозпорядження 20. 05. 2013 Валки №137 Про затвердження персонального складу колегії відділу освіти Валківської районної державної адміністрації Харківської області
И «Про місцеві державні адміністрації», Положення про відділ освіти Валківської районної державної адміністрації Харківської області,...
Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconНаказ №258-к Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в відділі освіти Валківської районної державної адміністрації
...
Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconНаказ №120 Про внесення змін до наказу відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 04. 01. 2011 №1,,Про затвердження номенклатури справ відділу освіти на 2011 рік
...
Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconПоложення про відділ освіти Харківської районної державної адміністрації Загальні положення
Відділ освіти Харківської районної державної адміністрації (далі відділ освіти) є структурним підрозділом Харківської районної державної...
Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconНаказ №76 Про внесення змін до наказу по відділу освіти №293 від 03. 11. 2010 року у зв’язку з виробничою необхідністю наказую: Внести зміни до наказу від 03. 11. 2010р.№293 по відділу освіти Харківської районної державної адміністрації
Внести зміни до наказу від 03. 11. 2010р.№293 по відділу освіти Харківської районної державної адміністрації
Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconУкраїна харківська районна державна адміністрація харківської області відділ освіти
На виконання листа Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації від 19. 06. 2013 №04-13/2997 Про забезпеченість...
Затверджено наказ відділу освіти Харківської районної державної адміністрації від 22. 11. 2012 №460 інструкці я з діловодства у відділі освіти Харківської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови районної державної адміністрації №43 від 06. 02. 2012 положення про відділ освіти Гребінківської районної державної адміністрації 1
Відділ освіти районної державної адміністрації (далі відділ освіти) є структурним підрозділом державної адміністрації, який утворюється...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©te.zavantag.com 2000-2017
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи