Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації icon

Розпорядження " 27 " 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації




НазваРозпорядження " 27 " 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації
Сторінка1/6
Дата конвертації11.07.2013
Розмір1.19 Mb.
ТипРозпорядження
  1   2   3   4   5   6




УКРАЇНА

ЧЕРНІВЕЦЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ





РОЗПОРЯДЖЕННЯ


27 02 2012 р. № 129-р


Про затвердження Інструкції

з діловодства Чернівецької

обласної державної адміністрації


Керуючись ч. 1 ст. 41 Закону України “Про місцеві державні адміністрації” та відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Чернівецькій обласній державній адміністрації (далі – Інструкція), що додається.

2. Структурним підрозділам обласної державної адміністрації, районним державним адміністраціям:

1) відповідно до Інструкції розробити і затвердити до 15 березня 2012 року за погодженням із Державним архівом Чернівецької області власні інструкції з діловодства;

2) про виконання розпорядження інформувати обласну державну адміністрацію до 01 квітня 2012 року.

3. Рекомендувати органам місцевого самоврядування в області розробити і затвердити власні інструкції з діловодства.

4. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови обласної державної адміністрації від 16.08.2010 №548-р “Про затвердження Інструкції з діловодства в Чернівецькій обласній державній адміністрації”.

5. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації Бурлаку В.М.


Голова обласної

державної адміністрації М.Папієв

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження обласної державної адміністрації

27.02.2012 №129-р



Інструкція

з діловодства в Чернівецькій обласній державній адміністрації


^ I. Загальні положення

  1. Ця Інструкція встановлює загальні положення щодо ведення діловодства в обласній державній адміністрації, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

  2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві обласної державної адміністрації, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

  3. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі — інструкції установ), що розробляються на підставі Типової інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. №1242 та цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі — регламенти та національні стандарти).

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в установі повинні відповідати вимогам інструкції установи.

  1. Відповідальність за організацію діловодства в обласній державній адміністрації несе голова обласної державної адміністрації.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах Верховної Ради центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі — акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі — запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники голови обласної державної адміністрації згідно з розподілом функціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах обласної державної адміністрації відповідають їх керівники.

  1. Організація діловодства в обласній державній адміністрації покладається на загальний відділ апарату обласної державної адміністрації.

  2. Основним завданням загального відділу є встановлення в обласній державній адміністрації єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами обласній державній адміністрації. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє інструкцію з діловодства обласної державної адміністрації та номенклатуру справ апарату обласної державної адміністрації;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архіву апарату обласної державної адміністрації (далі — архів апарату);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами обласної державної адміністрації вимог Інструкції, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів щодо зменшення обсягу службового листування в обласній державній адміністрації та її структурних підрозділах;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах обласної державної адміністрації;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в обласній державній адміністрації;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в обласній державній адміністрації;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;


організовує збереження документального фонду обласної державної адміністрації та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників обласної державної адміністрації з питань діловодства.

  1. Організація діловодства у відділах та управліннях обласної державної адміністрації покладається на спеціально призначену для цього особу.

^ II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

  1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

  2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів в обласній державній адміністрації визначається актами законодавства, Регламентом роботи Чернівецької обласної державної адміністрації, затвердженим розпорядженням голови обласної державної адміністрації від 23.11.2007 №546-р (далі – Регламент), положеннями про структурні підрозділи обласної державної адміністрації і посадовими інструкціями.

  3. В обласній державній адміністрації визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

  1. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, протокол, доручення тощо), зумовлюється правовим статусом обласної державної адміністрації, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

  2. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання обласною державною адміністрацією покладених на неї завдань і функцій.

  3. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі — ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі — ДСТУ 4163-2003).

  1. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи — автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

  1. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів (розпорядження, рішення колегії, накази, протоколи нарад, протоколи доручень ).

  2. Діловодство в обласній державній адміністрації здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

  1. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.


^ Бланки документів

  1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А5 (210 х 148 міліметрів), а також А3 (297 х 420 міліметрів) — для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) — для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.


Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

  1. В обласній державній адміністрації використовують такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);

бланки листа (додаток 3);

бланк розпорядження (додаток 4);

бланк доручення (додаток 5);

бланк наказу апарату (додаток 6).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

  1. Структурні підрозділи обласної державної адміністрації розробляють власні бланки за погодженням із Державним архівом Чернівецької області та відповідно до вимог цієї Інструкції.

  2. Структурні підрозділи обласної державної адміністрації, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

  3. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів або, за рішенням керівника, за допомогою комп’ютерної техніки.

  4. Види бланків, що використовуються в обласній державній адміністрації, та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.

Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених обласною державною адміністрацією за допомогою комп’ютерної техніки, приймає заступник голови – керівник апарату обласної державної адміністрації. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником структурного підрозділу, про що зазначається в посадовій інструкції.

  1. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.


Оформлення реквізитів документів

  1. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники установ оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

  1. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХII “Про Державний герб України”.

  2. Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів — у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина — 12 міліметрів.

Коди

  1. Код обласної державної адміністрації проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.


Найменування установи

  1. Найменування обласної державної адміністрації та її структурних підрозділів — авторів документів повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Регламенті та положеннях про них. Скорочене найменування вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначеному документі. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче від повного окремим рядком у центрі документа.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення — повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

На бланку установи, яка одночасно підпорядкована державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.

Найменування структурного підрозділу обласної державної адміністрації зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче від найменування установи.

Довідкові дані про обласну державну адміністрацію

  1. Довідкові дані про обласну державну адміністрацію містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче від найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності — назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

  1. Назва виду документа (розпорядження, наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

  1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче від підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.


Реєстраційний індекс документів

  1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в апараті обласної державної адміністрації, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою, крапкою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, — вхідний чи такий, що створений в установі.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з індексу кореспондентів та порядкового номера, наприклад: 3/845/, де 3 – індекс кореспондента, 845 — порядковий номер.

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у такій послідовності — індекс за номенклатурою справ, індекс кореспондента та порядковий номер, наприклад: 01.15/11-258, де 01.15 — індекс справи за номенклатурою, 11 – індекс кореспондента, 258 — порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 – для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів — 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім — 77 міліметрів.


Посилання на реєстраційний індекс і дату

  1. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання

  1. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Гриф обмеження доступу

  1. Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.

  1   2   3   4   5   6



Схожі:

Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconПро затвердження Інструкції з діловодства у Новгородківській районній державній адміністрації
Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, розпорядження голови Кіровоградської обласної державної...
Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconРозпорядження від 12 березня 2012 року №85 Про затвердження Інструкції з діловодства в райдержадміністрації
Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах...
Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconРозпорядження голови Недригайлівської райдержадміністрації від 03. 03. 2012 року №180 Про затвердження Інструкції з діловодства у Недригайлівській районній державній
Од «Про затвердження Інструкції з діловодства в Сумській обласній державній адміністрації», розпорядження голови Недригайлівської...
Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconРозпорядження 07 лютого 2011 року №60 Про затвердження Інструкції з діловодства у апараті районної державної адміністрації
Харківської обласної державної адміністрації та зборів адміністративно-господарського активу області від 1 грудня 2010 року «Про...
Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconРозпорядження " 25 " 07 2012 р. №472-р Про затвердження Положення про управління культури Чернівецької обласної державної адміністрації
Києві державної адміністрації», розпорядження обласної державної адміністрації від 18. 06. 2012 №391-р «Про внесення змін до розпорядження...
Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconРозпорядження " 22 " 11 2012 р. №826 р Про затвердження Положення про управління інфраструктури та туризму Чернівецької обласної державної адміністрації у новій редакції
Керуючись статтями 5, 6, 41, 47 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», відповідно до розпорядження обласної державної...
Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconРозпорядження 20 квітня 2012 року смт Близнюки №478 Про затвердження Інструкції з діловодства у районній державній адміністрації Керуючись ст ст. 6, 41 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»
Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах...
Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconРозпорядження " 09 " 07 2012 р. №433-р Про затвердження Положення про Департамент освіти І науки, молоді та спорту Чернівецької обласної державної адміністрації
Севастопольської міської державної адміністрації, про відділ у справах сім’ї, молоді та спорту районної, районної у м. Севастополі...
Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconРозпорядження 12 березня 2012 року №227 Про затвердження Положення про порядок організації контролю за виконанням документів в Близнюківській районній державній адміністрації
«Про затвердження Регламенту районної державної адміністрації» та від 29 лютого 2012 року №180 «Про затвердження Інструкції з діловодства...
Розпорядження \" 27 \" 02 2012 р. №129-р Про затвердження Інструкції з діловодства Чернівецької обласної державної адміністрації iconРозпорядження " 29 " 11 2012 р. №833-р Про внесення змін до персонального складу колегії Чернівецької обласної державної адміністрації
Чернівецької обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням обласної державної адміністрації від 27. 03. 2012 №197-р...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©te.zavantag.com 2000-2017
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи