Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» icon

Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»




Скачати 126.76 Kb.
НазваРозпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»
Дата конвертації18.11.2013
Розмір126.76 Kb.
ТипРозпорядження




УКРАЇНА

БІЛОГІРська районна державна адміністрація

Хмельницької ОБЛАСТІ


розпорядження


_________________ Білогір”я № ___________


Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації


На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», постанови Кабінету Міністрів України від 29 вересня 2012 року № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» та з метою виконання розпорядження голови районної державної адміністрації від 29.10.2012 № 64/2012 –р/к «Про структуру районної державної адміністрації»:

1. Затвердити Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації (надалі-Положення), додається

2.Начальнику архівного відділу В.Ящук привести у відповідність до вимог Положення посадові інструкції працівників архівного відділу районної державної адміністрації.

3. Вважати таким, що втратило чинність розпорядження голови районної державної адміністрації від 04.03 2009 року № 66/2009-р «Про затвердження Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації».

4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керівника апарату районної державної адміністрації Легеньку Т.Г.


Голова адміністрації О.Мельничук





Затверджено

розпорядження голови районної державної адміністрації

_______ 2013 № _______




^ ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ


Білогірської районної державної адміністрації


1. Архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації (далі - відділ) є структурним підрозділом районної державної адміністрації, що утворюється головою районної державної адміністрації, підзвітний і підконтрольний голові районної державної адміністрації та Державному архіву області.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Мін’юсту та Укрдержархіву, розпорядженнями голови обласної, районної держадміністрацій, рішеннями Білогірської районної ради, наказами директора Державного архіву Хмельницької області, а також положенням про відділ.

3. Основними завданнями відділу є:

3.1 реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

3.2 координація діяльності органів державної влади,місцевого самоврядування підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

3.3 внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

3.4 здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
4.1 складає і за погодженням з Державним архівом Хмельницької області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;

4.2 забезпечує зберігання, облік і охорону:

4.2.1 документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами,органами місцевого самоврядування підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, які діють (діяли) на території району;

4.2.2. документів особового походження;

4.2.3.фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії району;

4.2.4.друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

4.2.5. облікових документів і довідкового апарату до них;

4.3. організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
4.4. проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

4.5. інформує Державний архів Хмельницької області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

4.6. веде облік юридичних осіб та фізичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб,у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду,які перебувають у зоні комплектування архівного відділу на підставі затверджених списків.

4.7. подає на затвердження Державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду,які перебувають у зоні комплектуваннявідділу;
4.7. перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів,органів місцевого самоврядування,підприємств,установ та організацій незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

4.8. надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території Білогірського району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

4.9. веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування,підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи Державному архіву області;

4.10. надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

4.11. передає Державному архіву області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

4.12. створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

4.13. видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

4.14. вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

4.15. виконує інші функції, що виникають у процесі здійснення його діяльності

5. Відділ має право:

5.1 одержувати в установленому порядку від інших підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

5.2 розробляти і подавати на затвердження в установленому порядку ціни на роботи (послуги), що виконуються (надаються) відділом на договірних засадах;
5.3.вимагати від юридичних і фізичних осіб, які зберігають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

5.4.звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

5.5.порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

5.6. порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

5.7. відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування,підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян, з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.


6. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

7. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації та директором Державного архіву області.

8. Начальник відділу:

8.1 здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

8.2. затверджує функціональні обов'язки працівників відділу;

8.3.видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання; Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в районному управлінні юстиції.

8.4.розпоряджається коштами відділу в межах затвердженого на його утримання кошторису;

8.5. призначає на посаду і звільняє з посади працівників відділу.

9. Для проведення експертизи цінності документів відділ утворює експертну комісію.

Склад експертної комісії і положення про неї затверджує начальник відділу відповідно до типового положення, затвердженого Міністерством юстиції України.

10. Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.

Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис та штатний розпис відділу затверджує голова районної державної адміністрації

11. Відділ є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням.


Конец формы


ІНФОРМАЦІЯ

про роботу архівного відділу Білогірської районної державної адміністрації у 2012 році та завдання на 2013 рік


Архівний відділ районної державної адміністрації,керуючись в роботі Законом України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”розпорядженням Президента України від 13.04.2005 року№957/2005 –р „Про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України”,іншими законодавчими та нормативно-правовими актами держави ,а також розпорядженням голови обласної державної адміністрації №29 /2007 –р від 26.01.2007 року „Про стан та перспективи розвитку архівної галузі Хмельницької області”,рішенням колегії районної державної адміністрації від 27.05. 2011 №198/2011 р „Про стан та перспективи розвитку архівної справи в БІлогІрському районі” у звітному періоді спрямовував свою роботу на удосконалення архівної справи в районі,поповнення та надійне збереження документальних надбань.

Робота відділу знаходиться на постійному контролі районної державної адміністрації..Проблемні питання систематично обговорюються на щотижневих нарадах у заступника голови адміністрації.Спеціалістами Держархіву області проведено контрольну перевірку роботи відділу за результатами комплексної перевірки ,що проводилась у жовтні 2010 року

Протягом звітного року продовжувалось інформування керівництва району про проблеми відділу ,а саме:покращення матеріальної бази,умов зберігання документів.Подано дві інформації про підсумки роботи відділу за 2012 рік .

Сесією районної ради від 12 серпня 2011 року затверджено районну Програму розвитку архівної справи на 2011-2015 роки.

На 01.01.2012 року в архівному відділі райдержадміністрації зберігається 106 фондів управлінської документації за 1944-2006 роки в кількості 11126 одиниць зберігання,1149 фото-,51 відеодокументів.

Протягом минулого року продовжувалась робота щодо поліпшення умов зберігання документів , їх оптимального розміщення в архівосховищі , фізичного стану документів. В зв”язку з тим, що архівосховище завантажене на 100 відсотків, відділ спільно із районним

трудовим архівом проводив роботу по облаштуванню додаткового приміщення архівосховища .Було зроблено ремонт у виділеному приміщенні площею 50 м.кв Кімната знаходиться у підвальному приміщенні адмінбудинку селищної ради,світла ,зроблена природна венти

ляція,встановлені пластикові вікна,грати,наявне централізоване опалення.

Для розміщення документів у новому архівосховищі необхідні чималі

кошти для виготовлення стелажів,встановлення охоронної сигналізації,яких на сьогодні немає.

Для підтримання належних фізичних умов для зберігання документів

діюче архівосховище систематично провітрюеться,робиться вологе прибирання,проводяться спеціальні заходи з метою запобігання появі гризунів.

Для недопущення втрати документів проводиться перевірка наявності ,під час якої виявляються справи,що потребують ремонтних робіт.На виконання Програми здійснення контролю за наявністю ,станом і рухом документів в 2011 році було перевірено 1139 справ, в першому кварталі поточного року – 400 справ.

У звітному періоді відділ проводив роботу ,спрямовану на поповнення фондового складу. Надійшла управлінська документація від сільських та селищних рад ,відділів та управлінь РДА,інших установ. Було поповнено новими надходженнями фонд особового походження „Документи колишніх керівників Білогірського району”.Надійшли на зберігання і документи на нетрадиційних носіях:електронне фото та відеодокументи в електронному вигляді.

До всіх фондів відділу створені описи справ ,історичні довідки,ведеться книга обліку фондів ,де фіксуються всі зміни у складі фондів .На всі документи ,що надійшли на зберігання у 2011 році ,складені описи та затверджені ЕПК Держархіву області.

Продовжувалась робота по створенню тематичного каталога.Нові картки виготовлялись на розпорядження голів районної ради та районної державної адміністрацї,рішень сесії районної ради,колегій районної державної адміністрації, а також розпочалась робота по створенню каталога фотодокументів.

Особлива увага відділу приділяється контролю за станом збері-гання документів на місцях,забезпечення установ списку №1 та № 2 необхідною нормативно-методичною базою.

Джерелами формування відділу є 73 установи району.

95 відсотків з них мають погоджені номенклатуру справ,положення про архівний підрозділ,налагоджена робота експертних комісій.

З метою здійснення контролю за роботою архівних підрозділів установ систематично проводяться перевірки. В першому кварталі 2012 року відбулась тематична перевірка роботи архівного підрозділу відділу освіти райдержадміністрації, контрольні перевірки відбулись у Малоборовицькій сільській раді, службі у справах дітей.

Використання архівних документів є одним із показників ефективності роботи відділу,спрямованих на популяризацію архівної справи. Поширеним способом використання документів залишається надання документної інформації з ініціативи архіву. Так, у 2011 було надано одну документну інформацію Управлінню Пенсійного фонду в районі про наявність в архіві даних про реорганізацію та ліквідацію сільськогосподарських підприємств ,Такі дані є обов”язковими при підтвердженні трудового стажу для встановлення пенсії.

В 2012 році відділ брав участь в організації виставки, присвяченої 67-ій річниці Великої Перемоги „Подвиг народу безсмертний” ,яка організовувались разом із районною бібліотекою

У минулому році в районній газеті було надруковано статті до

Дня працівників архівних установ , про стан архівної роботи в районі, , про партизанський рух на території району , про голодомор 1932-1933 рр

В поточному році подано матеріал до Дня працівників архівних установ,

до Дня Перемоги.

До послуг відділу у 2011 році звернулось чимало заявників,

котрі шукали інформацію на ту чи іншу тему. Так ,було виконано такі

тематичні запити: підтвердження факту репресій в 30- роках нагородження медаллю Материнства(рекомендованозвернутись в ДАХО),

решта тематичних запитів стосувались реорганізації сільськогосподарських підприємств району

У звітному періоді у відділі працювали користувачі з таких питань: „”Введення в експлуатацію закладів культури району”,”Затвердження сесіями районної ради програм,що стосуються охорони здоров”я в 2008-2010 роках”,”Квартирний облік в селищі Білогр”я”,”Рейтинг районних організацій політичних партій на виборах 2010 року”,”Газифікація сіл району” та ін.Користувачам було видано справи таких фондів: Білогірська районна державна адміністрація,Білогірська районна рада, Білогірська селищна рада, районна виборча комісія.Всього 50 архівних справ.

Однак , в організації архівної роботи є чимало проблем.

Залишається недостатньою відповідальність керівників установ організацій, діловодних служб за дотримання вимог щодо організації діловодства. Відсутність штатних посад відповідальних за архів спричиняє нерідко халатне відношення до обов”язків ,що призводить до втрати документів, зберігання їх в недопустимих умовах.

Одному працівнику архівного відділу важко проконтролювати одночасно роботу архівних підрозділів 73 установ.

Низька матеріально- технічна база не дозволяє повністю виконувати завдання ,покладені на відділ. Приймання відео-фото-фоно документів здійснюється без наявності у відділі засобів створення цих документів.

Не збільшується стелажне обладнання,хоча щорічно на зберігання надходить 350-400 документів.

Відсутня охоронно-пожежна сигналізація.В бюджетному запиті районної державної адміністрації на 2012 рік передбачені кошти на встановлення сигналізації в архівному відділі в сумі 8 тис.грн.

Потребує облаштування нове приміщення архівосховища.

Незважаючи на проблеми, у 2013 році відділ буде продовжувати роботу по виконанню запланованих завдань та по дальшому удосконаленню архівної роботи в районі


Начальник архівного відділу В.Ящук



Схожі:

Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження 27. 02. 2013 Валки №40 Про затвердження Положення про архівний відділ Валківської районної державної адміністрації Харківської області
Страції», враховуючи методичні рекомендації з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві, Севастополі...
Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження смт Білогір’я
На підставі статті 45 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», розділу 3 Регламенту Білогірської районної державної адміністрації,...
Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження смт Білогір’я
На підставі статті 45 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», розділу 3 Регламенту Білогірської районної державної адміністрації,...
Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження 25. 06. 2012 смт Білогір’я
На підставі статті 45 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», розділу 3 Регламенту Білогірської районної державної адміністрації,...
Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження 27. 12. 2012 смт Білогір’я
На підставі статті 45 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», розділу 3 Регламенту Білогірської районної державної адміністрації,...
Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження 09. 01. 2014 смт Білогір’я
На підставі статті 45 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», розділу 3 Регламенту Білогірської районної державної адміністрації,...
Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження 27. 09. 2012 смт Білогір’я
На підставі статті 45 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», розділу 3 Регламенту Білогірської районної державної адміністрації,...
Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження 01. 06. 2011 смт Білогір’я №202/2011-р Про затвердження регламенту Білогірської районної дер­жавної адміністрації
На підставі статей 6, 45 Закону України „Про місцеві державні адміністрації”, Типового регламенту місцевої державної адміністрації,...
Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження 10. 12. 2012 Валки №823 Про затвердження Положення про архівний відділ Валківської районної державної адміністрації Харківської області
Нної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації», зі змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня...
Розпорядження Білогір я № Про Положення про архівний відділ Білогірської районної державної адміністрації На підставі статей 5, 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» iconРозпорядження 22. 09. 2008 смт Білогір’я №338/2008-р Про затвердження Положення про апарат Білогірської районної державної адміністрації
Керуючись статтями 6, 25, 41 Закону України „Про місцеві державні адміністрації” та на виконання Постанови Кабінету Міністрів України...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©te.zavantag.com 2000-2017
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи